Cómo comunicarse de manera efectiva en el trabajo utilizando la psicología del lenguaje

“No es lo que dijiste, es cómo lo dijiste”.

Molesto, tu madre tenía razón. O al menos parcialmente; Yo diría que las palabras que eliges importan en partes iguales a cómo las dices, especialmente en el trabajo.

Pero, ¿qué tiene la forma en que hablas que ayuda a que las cosas salgan bien?

Siga leyendo para obtener más información sobre la comunicación empresarial efectiva, por qué usa las palabras que usa y cómo usarlas para su beneficio.

¿Qué es la comunicación empresarial y por qué debería importarle?

Excelente comunicador. Conversación cómoda con C-Suite. Muy agradable.

Las descripciones de puestos están llenas de requisitos como estos, pero es común no entender lo que realmente significan o cómo evaluar sus habilidades en esta área.

Definamos las comunicaciones comerciales como cualquier señal escrita, hablada y no verbal que brinde en un contexto profesional. Esto podría variar desde escribir correos electrónicos a los clientes, participar en reuniones con altos ejecutivos o enviar mensajes informales a sus compañeros de equipo.

Debe evaluar cada situación para elegir el mejor idioma para el trabajo. Y hay mucho que considerar: su relación con su audiencia, el formato de comunicación y la formalidad del entorno para empezar. A medida que se desarrollen sus habilidades de comunicación, identificar las diferencias entre ellas no será una decisión consciente.

Pero la comunicación fuerte a través de todos estos factores no es algo natural para todos, y eso está bien. Para desarrollar verdaderamente su potencial en el lugar de trabajo, es importante mejorar las áreas que le resulten más difíciles.

Los principales beneficios de una comunicación eficaz en el lugar de trabajo son:

• Los niveles de productividad aumentan. Al delinear claramente los objetivos, los procesos y los plazos para un proyecto desde el principio, todos trabajarán hacia un objetivo común, lo que significa que verá un cambio de trabajo más rápido. Esto se debe a la reducción de las idas y venidas necesarias para mantenerse en el camino.
• Los errores disminuyen. La falta de comunicación, o la interrupción de la comunicación, es una de las razones principales por las que ocurren errores en el trabajo. Evite esto y se ahorrará mucho tiempo y energía en el futuro cuando no tenga que corregir los errores retrospectivamente.
• Te ves bien. Fuertes habilidades de comunicación lo presentan en una buena luz. Indican que sabe de lo que está hablando y, por lo tanto, es más probable que consiga nuevos clientes, asegure esa promoción, obtenga la aprobación de un proyecto aventurero o tenga éxito en cualquier otra cosa que esté tratando de lograr.

Mantenga las cosas positivas

Es bien sabido que una mentalidad positiva te lleva lejos, y el lenguaje positivo puede hacer lo mismo. Esto no significa felicitar constantemente a todos o evitar situaciones que podrían resultar en críticas; significa reconsiderar sus elecciones de idioma para presentar las cosas de una manera más positiva.

Uno de los mejores métodos para esto es centrarse en la solución de un problema, en lugar de insistir en los problemas que ha encontrado o culpar a los demás. Por ejemplo, un cliente preferiría escuchar todas las cosas que va a hacer para mejorar su sitio web, en lugar de todas las cosas malas y quién tiene la culpa.

Otra forma de reducir la negatividad en la comunicación es reducir las palabras que suelen tener significados negativos. Algunos de estos ejemplos son "retrasado", "incierto", "descuidado", "olvidado", "problema" y "limitado".

Si esto parece difícil, intente abordar las situaciones desde una posición neutral en lugar de un lado u otro.

El síndrome del impostor también puede afectar significativamente su idioma, lo que lo lleva a socavar su punto a través de malas elecciones de idioma, generalmente negativas. Si bien no es un concepto nuevo, se está reconociendo cada vez más, particularmente en el lugar de trabajo. Y esos sentimientos de ser indigno o no merecedor de su posición o rol son comunes y naturales, pero no son necesarios.

Lo contrataron para hacer su trabajo porque es una persona competente y capaz, y el equipo de contratación creía en sus habilidades y potencial. Mereces estar donde estás, y tu lenguaje debe reflejar eso.

Asegúrese de escribir su valor en el trabajo.

¿Por qué dije eso?

Al obtener una mejor comprensión de cómo se comunican los humanos, incluso de manera subconsciente, puede usarlo para su beneficio. Hay varias teorías sobre la psicología detrás del lenguaje, pero potencialmente la más útil de entender es la teoría de la acomodación de Howard Giles.

¿Alguna vez te has dado cuenta de que hablas con alguien y usas palabras y frases que normalmente no usarías? La teoría de la acomodación explica este comportamiento como un intento de reducir o enfatizar las diferencias sociales entre unos y otros en lo que se denomina convergencia o divergencia.

Convergir con alguien, o adaptar su lenguaje y comportamiento para reflejar el de ellos, reduce la diferencia social percibida entre las dos partes. Puedes hacer esto usando una jerga similar, exagerando tu interés en algo o alterando tu acento para que se parezca más al de ellos.

Por ejemplo, una agencia con sede en Londres podría hacer todo lo posible para usar variantes de idioma específicas de la región cuando se dirige a un cliente del norte, lo que hace que parezca que lo entiende y puede relacionarse más con él, lo que puede ayudar a asegurar esa victoria.

Por otro lado, hacer lo contrario y apartarse del lenguaje de alguien hará que las diferencias entre las dos partes sean más pronunciadas y podría indicar superioridad o afirmación de dominio.

Una forma de hacer esto es utilizar deliberadamente mucha jerga o lenguaje técnico que sabe que es probable que confunda a la otra persona, pero por lo general es mejor evitarlo, especialmente en un contexto empresarial en el que se busca alcanzar objetivos comunes o conseguir financiación adicional, por ejemplo.

Otro concepto importante fue propuesto por los lingüistas Brown y Levinson, cuya Teoría de la cortesía explica que las personas tienen varias necesidades, incluida la necesidad de autonomía (su cara negativa) y la necesidad de ser valorado (su autoestima, conocida como su cara positiva). Asumiendo que la cortesía es la forma en que tratamos a los demás a través del lenguaje, sostienen que podemos “dañarnos” unos a otros al amenazar u ofender estas necesidades (rostros), y los hablantes deben trabajar juntos en una conversación para evitar esto, o arriesgarse a aumentar sus defensas y reducir el capacidad de cooperar.

¡Ser dos caras nunca ha sido tan complicado!

Puede amenazar la necesidad de autonomía de alguien sugiriendo que tal vez necesite hacer algo (dar órdenes, hacer solicitudes, etc.) o presionarlo para que acepte algo. Alternativamente, podría amenazar la autoestima de alguien al insinuar que tiene una opinión negativa sobre algo que dijo o hizo, por ejemplo, a través de críticas o insultos.

Desafortunadamente, no siempre se puede evitar hacer los llamados "actos amenazantes", por lo que debe equilibrarlos con actos de cortesía.

Brown y Levinson describen cómo puede usar la cortesía positiva para apelar a la cara positiva (autovaloración) de alguien expresando solidaridad con ellos y reduciendo la distancia social entre ambos, de manera similar a la convergencia en la teoría de la acomodación. Y use la cortesía negativa para apelar a la cara negativa de alguien (autonomía) respetando sus límites y evitando ejercer presión; esto podría significar suavizar su fraseo, como reemplazar "Tienes que trabajar hasta tarde esta noche". con "¿Podrías quedarte un poco más tarde esta noche?".

Con el conocimiento de que estos conceptos existen, puede hacer un esfuerzo consciente para usarlos a su favor y, con suerte, tener más éxito al alcanzar sus objetivos.

La comunicación es más que hablar

Aprender a ser un buen comunicador no se trata solo de usar las palabras correctas, sino también de cómo interactúas y te relacionas con las personas.

Sea un oyente activo. Concéntrese en lo que dice la otra persona en lugar de pensar en lo que va a decir después. Esto no solo te ayudará a absorber más información, sino que también le mostrará a la otra persona que estás realmente interesado en su opinión.

El lenguaje corporal es clave. Las personas captan naturalmente las señales subconscientes que emites por la forma en que te comportas, así que trata de ser consciente de cómo se podrían interpretar tus acciones. Preséntese amigable y abierto a la discusión manteniendo los brazos sin cruzar, haciendo contacto visual y sonriendo.

Y por último, práctica. Aproveche la variedad de oportunidades de comunicación que experimenta en el trabajo y tome nota de lo que funciona y lo que no funciona para usted. Otros también pueden aprender de su experiencia, ¡así que siéntase libre de compartir sus consejos a continuación!